A pesar de que el reglamento definitivo aún no se ha publicado, el sector tecnológico está preparado para facilitar la factura electrónica a todo el tejido empresarial español.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital de validez legal, utilizado para certificar transacciones de bienes o servicios. Puede adoptar diversos formatos como imágenes, PDFs escaneados o documentos codificados con datos estructurados que facilitan su procesamiento automático y su integración con aplicaciones contables y administrativas.
Repercusión de la Factura electrónica
La factura electrónica (facturae) pasará a ser obligatoria en cualquier transacción comercial en España en virtud de la Ley Crea y Crece.
La obligatoriedad de la factura electrónica, marcará un antes y un después en el ámbito empresarial del país. Aunque aún se espera la promulgación del reglamento definitivo de la Ley Crea y Crece con todas las especificaciones que deberá tener ese sistema de facturación, el sector tecnológico ya está en marcha para integrar la factura electrónica en el tejido empresarial español.
La factura electrónica (facturae) mejora en la eficiencia en los procesos, la eliminación del archivo físico, la trazabilidad y la seguridad de los datos. Contribuyendo a cimentar la transparencia y la integridad en los registros contables, asegurando su trazabilidad e inalterabilidad.
Existen excepciones a la exigencia de la factura electrónica, como en los casos donde alguna de las partes involucradas no opere dentro del territorio español, o para las facturas simplificadas, que no requerirán este formato.
Plazos de implantación de la factura electrónica
La Ley Crea y Crece, ley 18/2022 de 28 de septiembre y publicada en el BOE, incluyo diversas disposiciones destinadas a impulsar la digitalización de las empresas, siendo la más destacada la obligación de utilizar la factura electrónica en todas las operaciones y transacciones comerciales con otras empresas y profesionales.
El 15 de junio de 2023, se publicó el Borrador del Proyecto de Real Decreto, donde se especifican más detalles sobre la Factura Electrónica y la Ley Crea y Crece. La norma, a día de hoy, no está aprobada, pero cuando el reglamento entre en vigor y su publique en el BOE, los plazos serán los siguientes:
- Las empresas y profesionales con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, tendrán un año para adaptarse a la factura electrónica.
- Las empresas y profesionales con una facturación anual inferior a los 8 millones de euros, dispondrán de dos años para adaptarse a la factura electrónica.
Como es previsible, La Ley Crea y Crece entrara en vigor a mediados del año 2025, y es imperativo comenzar a prepararse de manera anticipada para adaptarse a las nuevas exigencias que conlleva esta legislación.
Beneficios de la factura electrónica
La adopción de la factura electrónica representa una evolución significativa en la gestión empresarial, ofreciendo grandes ventajas tanto para las organizaciones como para sus distintos departamentos. A continuación, se detallan los beneficios clave de integrar la facturación electrónica en las operaciones comerciales:
- Promoción de la transformación digital:
Facilita el camino hacia la digitalización integral de la empresa, alineándola con las tendencias tecnológicas actuales y futuras.
- Autenticidad garantizada:
Asegura la veracidad y legitimidad de las transacciones, gracias a sistemas de firma electrónica y mecanismos de verificación que certifican la integridad de los documentos.
- Mayor eficiencia operativa:
Optimiza el rendimiento empresarial mediante la automatización de tareas administrativas y financieras, lo que se traduce en una reducción significativa del tiempo y los recursos dedicados a la gestión de facturas.
- Optimización de procesos:
Simplifica y mejora los flujos de trabajo internos, eliminando tareas redundantes y facilitando una gestión más ágil de las operaciones.
- Mejora la trazabilidad de la información:
Ofrece una visibilidad sin precedentes sobre el flujo de datos, permitiendo un seguimiento detallado de las transacciones y facilitando el análisis y la toma de decisiones basada en datos.
- Aumenta la competitividad:
Coloca a la empresa en una posición más favorable en el mercado, gracias a la mejora en la eficiencia operativa y la capacidad para responder rápidamente a las demandas del entorno.
- Eleva la calidad del servicio:
Permite una respuesta más rápida y precisa a las consultas y necesidades de los clientes, mejorando la satisfacción y fidelización.
- Contribuye a la sostenibilidad ambiental:
Reduce el impacto ecológico, disminuyendo el consumo de papel y, por ende, la deforestación y la generación de residuos.
- Fomento del progreso social:
Al adoptar tecnologías avanzadas, las empresas no solo se benefician a sí mismas, sino que también impulsan el desarrollo tecnológico y la innovación en la sociedad.
- Fortalecimiento de la seguridad:
Mejora la protección de la información contra el acceso no autorizado, la alteración o la pérdida, gracias a sistemas avanzados de encriptación y almacenamiento seguro.
Software para cumplir con la obligatoriedad de la facturación electrónica
Frente a la obligatoriedad de la facturación electrónica, es fundamental adoptar soluciones tecnológicas avanzadas para la gestión empresarial, que no solo aseguren el cumplimiento de las normativas, sino que también optimicen la eficiencia operativa y fortalezcan la toma de decisiones estratégicas.
Las empresas pueden elegir entre la plataforma pública ofrecida por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), o soluciones privadas que cumplen con los estándares legales y normativos, como las de Aqua eSolutions. La selección del software empresarial adecuado debe ser el resultado de un análisis detallado de las necesidades empresariales y una evaluación cuidadosa de la funcionalidad, seguridad y fiabilidad de las opciones disponibles. Implementar estas soluciones no solo garantiza el cumplimiento con las leyes, sino que también promueve la transformación digital de la empresa, colocándola en una posición más competitiva.
Recomendaciones y estrategias para la transición
Para facilitar la transición hacia la obligatoriedad de la facturación electrónica, se aconseja a las empresas adoptar una postura proactiva mediante la implementación de tecnologías que se alineen con las recientes regulaciones. Este movimiento, propulsado por legislaciones como la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, representa un cambio fundamental hacia la incorporación plena de tecnología en el entorno empresarial español. Aunque este proceso puede presentar ciertos retos, la adaptación a la facturación electrónica no solo cumple con requisitos legales, sino que también ofrece una valiosa oportunidad para incrementar la eficiencia, competitividad y transparencia de las empresas en el contexto de la transformación digital.
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